Loading...
Item 1 (1) Council Memo (11-14-2022) Budget Meeting #9 City of Otsego│13400 90th Street NE, Otsego, MN 55330│Tel. (763) 441‐4414 Fax (763) 441‐9163        TO:     Mayor and City Council    FROM:   Adam Flaherty, City Administrator & Finance Director    DATE:    November 14, 2022    SUBJECT:   Budget Meeting #9      On Monday, Council and staff will resume the review of the 2022‐2031 Capital Improvement Plan.     It should be noted that inclusion of a certain item within the Capital Improvement Plan does not  commit final approval by the City Council. Rather, it directs City staff to plan towards and gather  necessary information for an educated final approval on each respective item. Each individual item  is planned, researched, and brought back to the City Council for final approval when the respective  purchase is ready to move forward. I have developed an outline of discussion topics below.     Trails Management CIP  The City has established Fund #202 – Trails Management. The purpose of this fund is to provide  funds and to account for the expenditure of such funds for costs associated with the City’s trail  maintenance plan, which include crack filling, fog sealing, infrared patching, patching, micro‐ surface, overlay and reconstruction.    City staff annually provide a PCI rating for each segment of trail within the City to help guide  appropriate maintenance and to determine when certain trail segments would be eligible for a  more significant improvement such as an overlay or reconstruction.    City staff presented this information to the Administrative Sub‐Committee on October 12th.      Materials for Review and Discussion  1) Trails Management ‐ Capital Improvement Plan – Summary  2) Financial Cash Flow ‐ Fund #202 – Trails Management              City of Otsego│13400 90th Street NE, Otsego, MN 55330│Tel. (763) 441‐4414 Fax (763) 441‐9163  Park Development CIP  The City has established Fund #203 – Park Development. This fund was established to accumulate  funds through Park Dedication Fees, paid as cash in lieu of park land dedication for new  development. In accordance with Minnesota Statute 462.358, Subd. 2(B)(g):    Cash payments received must be used only for the acquisition and development or  improvement of parks, recreational facilities, playgrounds, trails, wetlands, or open space  based on the approved Park System Plan. Cash payments must not be used for ongoing  operation or maintenance of parks.    City staff presented this information to the Administrative Sub‐Committee on October 12th.      Materials for Review and Discussion  1) Park Development ‐ Capital Improvement Plan – Summary  2) Financial Cash Flow ‐ Fund #203 – Park Development    Parks Capital Equipment CIP  The City has established Fund #205 – Parks Capital Equipment. This fund was established to  accumulate funds for major maintenance and replacement of park equipment (playgrounds),  facilities (shelters, benches, etc.), and infrastructure (landscaping, irrigation, parking lots, etc.).    City staff presented this information to the Administrative Sub‐Committee on October 12th.      Materials for Review and Discussion  1) Parks Capital Equipment ‐ Capital Improvement Plan – Summary  2) Financial Cash Flow ‐ Fund #205 – Parks Capital Equipment    Fire Reserve CIP  The City has established Fund #214 – Fire Reserve. This fund was established to accumulate funds  that will be used to finance the costs associated with the future construction of a fire station  building and the capital equipment associated with it.    The City is currently in study for the evaluation of and planning for future fire service delivery  options. The consultant will be presenting a progress report on the study at the November 21,  2022, special council meeting. Given the early stages of the study, there have been no specific  items included within the Capital Improvement Plan at this time.      Materials for Review and Discussion  1) Financial Cash Flow ‐ Fund #214 – Fire Reserve                City of Otsego│13400 90th Street NE, Otsego, MN 55330│Tel. (763) 441‐4414 Fax (763) 441‐9163  Capital Improvements Revolving CIP  The City has established Fund #414 – Capital Improvements Revolving. The purpose of this fund is  to accumulate resources that may be used to internally finance future City projects.      Materials for Review and Discussion  1) Capital Improvements Revolving ‐ Capital Improvement Plan – Summary  2) Financial Cash Flow ‐ Fund #414 – Capital Improvements Revolving    City Buildings and Property Maintenance CIP  The City has established Fund #439 – City Buildings and Property Maintenance. The purpose of this  fund is to provide funds and to account for the expenditure of such funds for costs associated with  the maintenance of and improvements to City buildings and properties.    The City is currently in study for the evaluation of and planning for future municipal buildings such  as City Hall, Public Works and the Prairie Center. The architectural firm will be presenting a  progress report on the study at the November 21, 2022, special council meeting. The timelines of  the projects in the materials reflect the approximate timeframes in the study; however, no Council  action has been taken to affirm the projects will take place on the respective timeframes. They  have been included in the CIP as placeholders at this time.      Materials for Review and Discussion  1) City Buildings & Property Maintenance ‐ Capital Improvement Plan – Summary  2) Financial Cash Flow ‐ Fund #439 – City Buildings and Property Maintenance    General Fund Budget  City staff continues to review the expenditure budgets that were presented during previous  budget meetings for any necessary revisions. Those budget revisions will be reviewed with the City  Council at an upcoming budget meeting and prior to final budget adoption.     Materials for Review and Discussion  1) General Fund – Budget Changes Tracking    Property Tax Levy  The City Council approved a preliminary property tax levy of $9,330,023 in September. There have  been no changes to the property tax levy since that approval.    Next Meetings  The schedule for the remaining budget meetings is as follows:    1) November 28th – Public Utility Operating Budgets and CIP.  2) December 12th – Truth in Taxation Public Meeting.    Staff would be seeking direction from the City Council on whether any additional review topics or  budget meetings are necessary, or if the City Council concurs with what has been presented and  reviewed thus far.